IT-Planungsrat

Open Government

Die Referenzarchitektur für E-Partizipationssoftware – zur Förderung des Open Government in Deutschland

Nach dem Übergang von GovData – Das Datenportal für Deutschland in den Regelbetrieb hat sich das Projekt "Förderung des Open Government" nun Fragen zur Online-Partizipation von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen an Vorhaben der öffentlichen Verwaltung gewidmet.

Politik und Verwaltung können beim Thema E-Partizipation bereits auf viele Erfahrungen zu eingesetzten Formaten und auf unterschiedliche technische Lösungen zurückgreifen. Der wachsende Markt an verfügbaren Software-Lösungen führt jedoch zunehmend zu einer steigenden Anzahl an heterogenen Systemen, die im Einsatz qualitativ sehr unterschiedlich sind. Während zahlreiche Leitfäden zur Konzeption, Planung und Umsetzung von Beteiligungsverfahren leicht abrufbar sind, existiert bisher keine Handreichung für Verwaltung und Vorhabenträger, die sich auf technische Anforderungen für digitale Öffentlichkeitsbeteiligung fokussiert und Hinweise zu wichtigen Basisfunktionen oder sinnvollen Weiterentwicklungen gibt. Egal ob eine Behörde neu einsteigen will oder ihr bestehendes Angebot erweitern und modernisieren will: In beiden Fällen bedarf es eines Überblicks über notwendige und wünschenswerte technische Möglichkeiten und Standards der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung. Ein solcher Überblick fehlt bislang.

Diese Fehlstelle füllt die Referenzarchitektur für E-Partizipation. Sie setzt Standards für erfolgversprechende Online-Angebote und erleichtert es Bund, Ländern und Kommunen, die Teilhabe der Bürgerinnen und Bürger an Entscheidungen stärker auszubauen und gleichzeitig nutzerfreundlicher sowie effizienter zu gestalten. Mit der Referenzarchitektur wird die Skizze für ein Gesamtsystem für digitale Öffentlichkeitsbeteiligung vorgelegt, das auf alle wichtigen technischen Elemente hinweist. Anforderungen an unterschiedliche Szenarien sind ebenso enthalten wie die Beschreibung notwendiger Bausteine einer Softwarearchitektur, Maßnahmen zum Datenschutz und relevanter Schnittstellen zu Arbeitsprozessen und IT-Diensten in der Verwaltung.

Die Referenzarchitektur wird in der Handreichung in mehreren Schritten entwickelt. Nach einer knappen Einführung in das Thema "E-Partizipation" und der Darstellung der Anwendungsszenarien (Kapitel 3), werden zunächst die Funktionen beschrieben, die Grundlage einer jeden Beteiligungssoftware sein sollten (Kapitel 4). Aufbauend auf den Basisfunktionen werden verfahrensspezifische Anforderungen beleuchtet und "Muss-" sowie "Kann-Funktionen" vorgestellt (Kapitel 5). Nach Zusammenstellung und Beschreibung der konkreten Funktionen, skizziert Kapitel 6 die technische Umsetzung anhand einer Referenzarchitektur. Diese Beschreibung einer Softwarearchitektur soll unterstützen, die richtigen Entscheidungen bei der Suche nach einer Partizipationssoftware zu treffen und so zu einer langfristig erfolgreichen und wirtschaftlichen Lösung zu gelangen.

Die Aussagen und Empfehlungen in der Referenzarchitektur für E-Partizipationssoftware stützen sich auf die gesammelten Erkenntnisse aus Experteninterviews, einem Design-Thinking-Workshop, einem Fachdialog und einer Online-Konsultation. Sie wurden in regelmäßigen Sitzungen der Bund-Länder-Arbeitsgruppen diskutiert, strukturiert und weiterentwickelt.

Dialogorientierter Erarbeitungsprozess

Erfolgreiche Öffentlichkeitsbeteiligung ist für alle Fachbereiche der Verwaltung auf allen Ebenen potentiell relevant. Daher ist ein ebenen- und fachübergreifender Ansatz erforderlich. Die Erarbeitung der Ergebnisse soll sich so eng wie möglich an den Bedürfnissen der späteren Nutzerinnen und Nutzer, am aktuellen Stand der Informationstechnik und der internationalen Partizipationsforschung sowie am Know-how in Wirtschaft und Zivilgesellschaft orientieren. Zu diesem Zweck wird ein dialogorientierter Prozess gewählt, der unterschiedliche Formate umfasst.

In einem ersten Verfahrensschritt wurden zentrale Anwendungsszenarien identifiziert und relevante Verfahrenseigenschaften abgeleitet. Diese Grundlagen wurden zwischen April und August 2016 durch umfassende Experteninterviews validiert. Die Expertinnen und Experten wurden aus den Akteursgruppen Verwaltung und Genehmigungsbehörden, Wissenschaft, Vorhabenträger und Planungsbüros, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Träger öffentlicher Belange rekrutiert. Die Ergebnisse aus dieser Phase können im Zwischenbericht eingesehen werden.

Kreatives Arbeiten mit Personas und Use Cases beim Design Thinking-Workshop

Im nächsten Schritt wurde der Blick auf die Potenziale von E-Partizipations-Tools noch einmal geweitet. Dafür fand am 19. Januar 2017 ein Design-Thinking-Workshop mit dem Ziel statt, neue Ideen für zeitgemäße und nutzerfreundliche E-Partizipation zu entwickeln. An dem Workshop nahmen Studierende, Doktoranden und Experten aus unterschiedlichen Fachrichtungen teil, um eine interdisziplinäre Sichtweise auf die Zukunft von E-Partizipation einnehmen zu können. In fünf Kleingruppen wurden gemeinsam Funktionen oder Produktideen für archetypische Zielgruppen entwickelt. Eine Vielzahl von ihnen wurde in die Referenzarchitektur aufgenommen.

Erarbeitung der Funktionen und Produktideen in fünf KleingruppenBildVergroessern Erarbeitung der Funktionen und Produktideen in fünf Kleingruppen Quelle: Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen, CC-BY 4.0 / Open.NRW

Am darauffolgenden Tag wurden die Ergebnisse des Workshops Expertinnen und Experten aus unterschiedlichen Disziplinen im Rahmen eines Fachdialogs vorgestellt. Ziel des Fachdialogs war es, den Status quo der E-Partizipation zu diskutieren und die bisherigen Bausteine für die Referenzarchitektur kritisch zu prüfen. Der Fachdialog richtete sich an Vertreterinnen und Vertreter aus Verwaltung, Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft, die sich mit informellen oder formellen (Online-)Beteiligungsverfahren beschäftigen. Die Ergebnisse beider Workshops haben die Erarbeitung der Referenzarchitektur erheblich bereichert und können im Workshop-Bericht nachgelesen werden.

Kleingruppenarbeit am Nachmittag des Fachdialogs BildVergroessern Kleingruppenarbeit am Nachmittag des Fachdialogs Quelle: Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen, CC-BY 4.0 / Open.NRW

Podiumsdiskussion der Expertinnen und Experten gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern der Bund-Länder-Arbeitsgruppe Open Government BildVergroessern Podiumsdiskussion der Expertinnen und Experten gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern der Bund-Länder-Arbeitsgruppe Open Government Quelle: Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen, CC-BY 4.0 / Open.NRW

Der erste Entwurf für eine Referenzarchitektur konnte zwischen dem 3. Mai und 2. Juni 2017 im Rahmen einer Online-Konsultation unter www.digital-beteiligen.de kommentiert werden. Die Öffentlichkeit war dazu eingeladen, Hinweise zur Verbesserung des Dokuments zu geben. Insgesamt wurden 88 Beiträge und Kommentare auf der Online-Plattform von Nutzerinnen und Nutzern veröffentlicht und weitere 152 Kommentare wurden durch PDF-Dokumente per Email eingesandt. Die Bund-Länder-Arbeitsgruppe prüfte alle Rückmeldungen und übernahm einen großen Teil davon in den Entwurf. Welche Änderungen und Ergänzungen durch die Online-Konsultation Eingang in das Dokument fanden, kann im Auswertungsbericht nachgelesen werden.

Am 16. April 2018 wurde die Referenzarchitektur für E-Partizipation von der Bund-Länder-Arbeitsgruppe verabschiedet und anschließend auf der Website des IT-Planungsrats veröffentlicht.